Главная Блог Роль фасилитатора
Роль фасилитатора

Любое собрание проводится с целью, чтобы все его участники достигли взаимопонимания, максимально раскрыли свой профессиональный потенциал и пришли к оптимальному решению. Этого бывает сложно добиться, так как мнение более авторитетных сотрудников зачастую по умолчанию является решающим, прибыльные идеи более скромных участников рискуют остаться неуслышанными, а дискуссия уходит далеко от намеченной темы.

Поэтому для легких и продуктивных обсуждений привлекают фасилитатора — человека, который упростит проведение коллективных дискуссий (совещание, защита проекта, пр.) и поддержит ровную, объективную атмосферу на протяжении всего собрания.

Фасилитатор не просто следит за соблюдением протокола совещания и отмечает всех присутствующих — это, скорее, обязанности секретаря. Он не защищает проект с лазерной указкой в руке. Фасилитатор — это ведущее лицо на групповых дискуссиях, своего рода дирижер совещаний. Чтобы стать посредником между людьми противоположных взглядов, которые работают в системе «руководитель-подчиненный» и сплотить их в единую команду на время проведения дискуссии, необходимо обладать специальными навыками и инструментами.

Роль фасилитатора

Слово «фасилитатор» происходит от английского «facilitate» — «упрощать», «содействовать», «устранять трудности», «облегчать процесс». Специалист по фасилитации управляет дискуссией как режиссер спектаклем. Он следит за тем, чтобы каждый присутствующий четко изъяснял свои мысли и был услышан остальными участниками.

Первое незыблемое правило фасилитатора — сохранять объективность и беспристрастность. Эти судейские качества просто необходимы для ведения объективной дискуссии. Специалиста по фасилитации можно привлечь со стороны, а можно найти человека с необходимым потенциалом в своем коллективе.

Несомненно, фасилитатор должен сам разбираться в обсуждаемой теме. Но весь свой опыт, свое видение ситуации и, тем более, симпатии и антипатии к участникам дискуссии он должен оставлять при себе. Главное для фасилитатора — контролировать, как работает группа.

Интерактивный процесс коммуникации в группе предполагает максимальную отдачу от каждого участника. В этом случае будут приняты рациональные взаимовыгодные решения. Успех фасилитатора в конечном итоге зависит от ряда факторов, которые будут рассмотрены в данной статье.

Фасилитатор должен быть достаточно подкованным, чтобы иметь возможность профессионально мониторить ход дискуссии и оценивать высказываемые идеи. В то же время, это не должен быть человек, занимающий руководящую должность в данном коллективе, иначе это повлияет на объективность принятия решений.

Функции фасилитатора

Собрание имеет определенную цель: утверждение плановых цифр, защита проекта и т.д.. В функции фасилитатора входят определенные действия, которые должны быть выполнены до собрания, во время его проведения и по его результатам:

  • Планирование формата дискуссии.
  • Подготовка материально-технической базы и инструментов.
  • Мониторинг работы в группе:
    • все присутствующие должны быть вовлечены в дискуссию;
    • каждый участник должен иметь возможность высказаться;
    • выступающему должна быть оказана любая поддержка (оргтехника, документы, соблюдение тишины другими участниками и пр.);
    • стиль изложения докладчика должен быть понятен всем остальным участникам;
    • каждое высказанное предложение должно быть рассмотрено;
    • ответственность участников должна быть четко распределена для выполнения совместно принятых решений;
  • Протоколирование достигнутых результатов, принятых решений и поручений участникам дискуссии.

Рассмотрим подробнее обязанности фасилитатора.

Планирование мероприятия

Учитывая итоговую цель собрания, фасилитатор должен заранее продумать план и тактику ведения встречи.

  • Результат дискуссии — это главное, для чего собирается группа, независимо от того, будет ли это разовое совещание или несколько встреч. Основная задача фасилитатора — привести группу к результату, помогая членам группы продуктивно высказываться и принять оптимальные решения.
  • Ожидания организаторов мероприятия — важный момент для фасилитатора. Приглашаемый специалист обязан проконсультироваться с заказчиком относительно того, в каком формате должна пройти встреча.

При планировании мероприятия важно правильно определить сценарий общения группы и продумать повестку дня.

Сценарий общения группы

Хорошее общение протекает легко и гладко. Чтобы упростить процесс коммуникации, фасилитатор применяет ряд инструментов. Этому профессионально обучают на курсах фасилитации. Существует также множество книг и тренингов по вопросам фасилитации для новичков.

В данной статье мы рассмотрим базовые принципы и методы упрощения групповой коммуникации. Они просты и понятны и действительно помогут контролировать ход дискуссии и упростить ее проведение.

Вот некоторые моменты, на которые надо обратить внимание:

  • Свободное обсуждение или четкий план? Самым простым решением может показаться отсутствие плана как такового. Но такой вариант ставит под удар эффективность работы фасилитатора.Без наличия плана довольно сложно привлечь всех лиц, чье участие в дискуссии обязательно, охватить все темы и управлять обсуждением, в котором задействовано большое количество человек.
  • Структурирование дискуссии. Большой коллектив можно разбить на подгруппы: например, по отделам или направлениям. Каждой группе людей нужно дать время на подготовку, на составление конспекта своего выступления, на обсуждение идей внутри своей группы.Для стимуляции идей часто применяется метод мозгового штурма: каждый участник поощряется к тому, чтобы высказать все идеи, которые приходят в голову, в том числе самые необычные.
  • Прочие аспекты:
    • количество присутствующих;
    • темы для обсуждения;
    • порядок участия в дискуссии;
    • профессиональный портрет и точка зрения каждого участника;
    • уровень подготовки группы по обсуждаемому предмету;
    • история взаимодействия участников друг с другом;
    • продолжительность дискуссии.

Конечно, целиком и полностью подогнать процесс группового обсуждения под какой-либо план вряд ли получится. Фасилитатор должен быть готов проявить разумную спонтанность по ходу дискуссии. Главное — подобрать оптимальный формат для достижения цели собрания.

Повестка дня

Главное в повестке дня любого мероприятия — это тема. Когда фасилитатору самому ясно, для чего собираются участники и что собираются обсуждать, ему не составит сложности расписать повестку дня.

Главная тема дискуссии подбирается с учетом следующих вопросов:

  • порядок представления тем (если их несколько);
  • представление участников друг другу;
  • доведение цели собрания до всех присутствующих;
  • продолжительность каждой встречи (сессии, сеанса), если группа будет собираться несколько раз;
  • участие участников собрания в сессии — самостоятельное или в своей подгруппе;
  • взаимодействие подгрупп друг с другом;
  • дата и время подведения итогов;
  • сопоставление результатов и тематик разных сеансов;
  • правильный формат окончания мероприятия.

В результате планирования у фасилитатора должна быть четкая тема мероприятия, намеченные результаты и структура дискуссии.

Остальные вопросы планирования

Помимо сценария общения группы и составления повестки дня, нужно учитывать:

  • Информацию и материалы для дискуссии: некоторыми данными надо обеспечить участников до начала дискуссии, остальными обеспечивают в процессе мероприятия.
  • Место мероприятия: открытое место или закрытое помещение, необходимость в комнате отдыха для участников групп.
  • Расходные материалы или «реквизит» для дискуссии: магнитно-маркерная доска, лазерная указка, экран, проектор, ноутбук, бумага, ручки и пр. В обязанности фасилитатора также входит проверка техники перед началом встречи и создание резервных копий документов, предоставляемых в электронном виде. Технические неувязки не должны помешать дискуссии.

Координация мероприятия

Фасилитатор не является пассивным участником дискуссии, он управляет процессом дискуссии и контролирует ход обсуждения. Для того чтобы руководить грамотно, нужна определенная подготовка.

Именно на этом этапе специалисту по фасилитации нужно обдумать базовые правила проведения того или иного мероприятия. Нужно будет также рассмотреть нестандартные варианты развития событий: словесные перепалки между участниками, отсутствие оптимального решения и пр.

В начале дискуссии фасилитатор задает четкое направление, определяет тему и доводит цель собрания до всех присутствующих. Этим он помогает всем участникам сконцентрироваться на поставленной задаче.

В результате каждый участник группы должен осознавать свою роль в процессе общения. На протяжении всего обсуждения роль фасилитатора заключается в том, чтобы обеспечить достижение группой необходимого результата.

Навыки опытного фасилитатора

  • Умение вмешиваться в процесс таким образом, чтобы привносить творческие нотки в дискуссию.
  • Способность чувствовать динамику работы группы и сглаживать все возникающие неравенства: прекращение доминирования кого-либо из участников, вовлечение «молчунов», фокусирование внимания на теме и т.п.

Эти навыки фасилитации необходимо не просто заучить — необходимо овладеть ими. Частая практика является единственным способом набить в этом руку. Опытный специалист в данной области будет уверенно вести дискуссию и создаст комфортную атмосферу вокруг себя.

Основные шаги фасилитатора для координации мероприятия

  • Установить базовые правила. Кодекс правил для всех присутствующих: поведение в группе, отношение к другим участникам, высказывание своего мнения, рассмотрение выступлений членов группы и пр., должен быть согласован с участниками в самом начале мероприятия.
  • Задать направление. Обозначить цели и озвучить темы. Каждый участник должен понимать, зачем он находится на данном мероприятии и к чему в итоге должна прийти группа.
  • Знакомство и контакт. Каждого участника необходимо представить всей группе. Если в процессе налаживания контактов между членами группы возникнет напряжение — фасилитатор должен разрядить обстановку, восстановить равновесие между присутствующими и задать позитивный настрой.
  • Держать всех участников в тонусе. Длительные дискуссии утомляют участников и притупляют их внимание. Фасилитатор должен уловить тот момент, когда необходимо взбодрить членов группы или объявить перерыв.
  • Приглашать присутствующих высказываться, выслушивать и поддерживать друг друга. Сохраняя нейтралитет, фасилитатор должен внимательно следить за высказываниями и реакцией каждого присутствующего, проявлять заинтересованность в том, чтобы участники максимально раскрывались, а также показать, что он готов в любой момент вмешаться в дискуссию и помочь. Если кто-то из присутствующих не может выступить, так как другие «тянут одеяло на себя», фасилитатор должен исправить ситуацию.
  • Отслеживать завершение этапов и подведение итогов. В ходе дискуссии фасилитатор следит, чтобы присутствующие не отвлекались от главной темы. Если это происходит, он должен переключить внимание участников на ключевые вопросы. По окончании этапа анализируются достигнутые договоренности, намечаются дальнейшие действия и подводятся итоги.
  • Вмешиваться в процесс фасилитатор должен только если это действительно необходимо. Ситуация, при которой требуется вмешательство со стороны фасилитатора, может возникнуть в любой момент. Он должен быть наготове и заранее продумать, как поступить в той или иной ситуации. При этом важно сохранять объективность и фокусироваться на желаемом результате.Самое неприятное, что может быть — это выплеск гнева и раздражения по отношению друг к другу со стороны участников, разговоры на повышенных тонах и даже переходы на личности. Выполняя свою роль миротворца, фасилитатор должен сосредоточиться на той цели, ради которой собралась группа. Он должен увидеть, что стоит за поведением обеих сторон конфликта.
  • Прерывать обсуждения, не относящиеся к предмету дискуссии. Это нужно для того, чтобы участники беседы не занимали драгоценное время других членов группы посторонними темами.
  • Следить за временем. Принимая участие в процессе, фасилитатор обязан вести работу группы в установленных временных рамках.
  • Помогать участникам прийти к выводу, который буквально «лежит на поверхности». Если участники долго ходят вокруг да около решения, которое напрашивается само собой, фасилитатор может предоставить им зацепку в виде дополнительного факта или новых данных. Проанализировав, как может пойти дискуссия, он может набросать наиболее проблемные темы и запланировать больше времени для их обсуждения.
  • Оценивать вербальное и невербальное поведение участников группы. Способность фасилитатора правильно интерпретировать жесты и мимику участников дискуссии может предотвратить нарастающий конфликт.
  • Выступать в роли посредника. Эффективность работы координатора заключается в том, чтобы не принимать ничью сторону. Не участвуя в словесной перепалке, он может прервать конфликтующих, напомнив им об основных правилах поведения.

Протоколирование результатов

Последняя по очередности, но не по важности обязанность координатора — проанализировать и зафиксировать результаты встречи. Результаты должны быть доведены до всех участников дискуссии, чтобы каждый из них смог выполнить свои задачи для достижения этих результатов.

Чтобы реализовать итоги, важно четко запротоколировать результаты встречи. Должна быть абсолютная ясность того, что, кому и в какие сроки поручается сделать. Независимо от того, насколько активно члены группы участвовали в обсуждении, нужно убедиться, что каждый из них понимает свою долю обязанностей.

Протоколирование идей и предложений в ходе обсуждения — это важная функция фасилитатора. Но для того, чтобы эти идеи появились у участников, дискуссию надо повернуть в правильное русло. Процесс обсуждения должен быть правильно спланирован и скоординирован. Ход обсуждения и поведение участников также должны быть под контролем. Все это входит в перечень задач фасилитатора.

Даже при блестящей материально-технической подготовке встреча не пройдет хорошо, если она была недостаточно тщательно спланирована или скоординирована.

Основные моменты, за которые несет ответственность фасилитатор:

  • Обеспечить четкость и ясность представленной информации для всех присутствующих. Убедится, что все действия и высказывания участников находятся под контролем. Если возникают вопросы или сомнения, фасилитатор должен сразу же записать их и вернуться к ним позже.
  • Выступления членов группы должно протоколироваться теми же словами, которыми они были высказаны. В случае, если возникли сомнения в правильности той или иной фразы, фасилитатор должен попросить участника повторить или разъяснить свое высказывание.
  • Для протоколирования всех принятых решений и намеченных действий можно привлечь отдельного человека (секретаря, помощника). Так фасилитатору будет проще сконцентрироваться на участниках группы на динамике процесса.
  • После того как все высказанные идеи принятые решения будут зафиксированы, нужно еще раз проверить записанные данные вместе с членами группы. Это поможет избежать ошибок и исключит риск искажения информации.
  • Участвующим в дискуссии следует периодически напоминать об обсуждаемой теме, фокусировать их внимание на основных моментах, прерывать затянувшееся обсуждение и направлять встречу к логическому исходу: выводам и решениям.
  • Если какие-то данные вызывают у фасилитатора сомнение, он должен уточнить их у участников группы, и только потом продолжать дискуссию.
  • В конце собрания нужно просмотреть вопросы и проработать те из них, обсуждение которых было отложено.

Главное для фасилитатора

Ключевой момент в работе фасилитатора — это соблюдение баланса между ведущим и наблюдающим. В один момент он берет руководство в свои руки, разворачивает дискуссию в нужное русло и мобилизирует всех участников, а в другой — занимает позицию нейтрального наблюдателя.

С психологической точки зрения, удерживать это равновесие довольно сложно. Залог успеха фасилитатора — регулярная практика, тщательная подготовка и грамотное планирование. Внимание фасилитатора должно быть направлено на общую динамику работы группы и итоговые результаты.


Оценка статьи: 0 из 5
Оцените статью:
Фигня 0 Пойдет 0 Класс 1
Подписывайтесь на нашу группу
в telegram
telegram

Оставить комментарий